I. Namen und Kontaktdaten des für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Verantwortlichen
RWTH Aachen University
Der Rektor
Templergraben 55
52056 Aachen
datenschutz@rwth-aachen.de
Für die Verarbeitung: Daniel Bündgens
Geschäftsführer
IT Center
RWTH Aachen University
Seffenter Weg 23
52074 Aachen
Telefon: +49 241 80-24865
E-Mail: buendgens@itc.rwth-aachen.de
II. Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten
RWTH Aachen University
Die Datenschutzbeauftragte
dsb@rwth-aachen.de
III. Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten
Beschreibung der Datenverarbeitung
Es werden die Daten gespeichert, die während der Umfrage eingegeben werden. Es werden keine IP-Adressen oder Cookies gespeichert.
Zweck der Verarbeitung
Die Umfrageergebnisse werden genutzt, um die Trainingsveranstaltung zu organisieren. Insbesondere werden Daten mit dem folgenden Zweck erhoben:
- Name: Die Umfrageergebnisse werden durch den Namen den bereits für die Veranstaltung registrierten Teilnehmer*innen zugeordnet.
- HPC Account ID: Der Account kann dem Veranstaltungs-Rechenzeit-Projekt (falls vorhanden) hinzugefügt werden.
- Informationen zum Code: Die Angaben zu Hardware- und Software werden genutzt, um ggf. ein passendes Rechenzeit-Projekt für die Veranstaltung zu organisieren und eine passende Rechen-Umgebung zur Verfügung stellen zu können. Des Weiteren werden die Code-Informationen genutzt, um passende personelle Unterstützung für die Veranstaltung zu organisieren. Außerdem wird anhand der Daten festgestellt, ob der Code im Allgemeinen zum Veranstaltungsthema, zum Veranstaltungszweck und zu den Veranstaltungsvoraussetzungen passt. Sollte dies nicht der Fall sein, können die entsprechenden Teilnehmenden von der Veranstaltung ausgeschlossen werden. Falls die Veranstaltung eine limitierte Anzahl von Plätzen hat, kann auch die Vollständigkeit der Daten genutzt werden um einen Code bzw. das entsprechend registrierte Team von der Veranstaltung auszuschließen.
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO („Einwilligung“); Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen zu widerrufen.
IV. Kriterien für die Festlegung der Dauer der Speicherung personenbezogener Daten
Die personenbezogenen Daten werden gelöscht, gesperrt oder anonymisiert, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Normalerweise ist dies nach einem Monat nach Beendigung der Veranstaltung der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich, falls eine weitere Zusammenarbeit der Teilnehmer*innen mit dem Trainingsveranstalter geplant ist.
V. Empfänger von personenbezogenen Daten
Die RWTH Aachen teilt die Datensätze der Umfrage ausschließlich mit Personen, die die Teilnehmenden bei den Code-Aktivitäten unterstützen. Hierbei wird nur der Ausschnitt der Daten geteilt, der für die entsprechende Code-Unterstützung benötigt wird. An sonstige Dritte werden keine der von Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten übermittelt.
Darüberhinausgehende Weitergaben erfolgen ausschließlich, wenn:
- Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder
- eine gesetzliche Verpflichtung besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
VI. Erforderlichkeit der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten dient der Organisation der Veranstaltung. Ihre Teilnahme an der Umfrage ist freiwillig.
Der Nichtbereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten kann jedoch zu einem Ausschluss der Veranstaltung führen.
VII. Ihre Rechte
Durch die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen die folgenden Rechte zu:
Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) *
Es besteht ein Recht auf Auskunft über die von der RWTH verarbeiteten personenbezogenen Daten.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) *
Es besteht ein Recht auf unverzügliche Berichtigung, der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, sofern sie nicht (mehr) zutreffend sind. Unvollständige Daten können vervollständigt werden.
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Es besteht grundsätzlich ein Recht auf Löschung der personenbezogenen Daten. Der Anspruch auf Löschung besteht unmittelbar, wenn die Daten ausschließlich aufgrund Ihrer Einwilligung oder unrechtmäßig verarbeitet wurden. Bei Daten, die aus anderen Gründen erhoben wurden, hängt der Anspruch jedoch u. a. davon ab, ob die Daten zur Erfüllung der Aufgaben noch benötigt werden (s.a. Dauer der Speicherung).
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) *
Es besteht ein Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten der betroffenen Person zu verlangen, sofern nicht ein wichtiges öffentliches Interesse dem entgegensteht (z. B. wirtschaftliche Verwendung von Haushaltsmitteln).
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Es besteht das Recht, die personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und ohne Behinderung des Verantwortlichen an Sie oder einen weiteren Verantwortlichen zu übermitteln.
Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) *
Bei personenbezogenen Daten, die zur Wahrnehmung von Aufgaben, die im öffentlichen Interesse liegen, erhoben wurden, besteht das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, der Verarbeitung der sie betreffenden Daten zu widersprechen, sofern nicht zwingende schutzwürdige Gründe oder Rechtsvorschriften dem entgegenstehen.
Soweit die Inanspruchnahme einer der mit * gekennzeichneten Rechte voraussichtlich die Verwirklichung des Forschungszwecks unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, besteht das Recht nach § 17 Abs. 5 DSG NRW nicht.
VIII. Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde
Die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde im Land NRW ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Hieran sind etwaige Beschwerden zu richten, sofern die Auskunft gebende Behörde ihren Pflichten nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen ist.